VERKLARING BETREFFENDE PRIVACY-INFORMATIE VAN KANDIDATEN
Versie: Maart 2022
Welkom bij Adecco (Adecco Personnel Services NV, Adecco Construct NV, Adecco Professional Staffing NV, Noordkustlaan 16b, 1702 Groot-Bijgaarden, België (hierna genoemd "Adecco", "Adecco", de "Onderneming", "wij" of "ons" (voor meer gedetailleerde informatie, gelieve te raadplegen "Juridische Informatie") Wij kijken ernaar uit om met u samen te werken en u te helpen uw carrière verder te ontwikkelen. Zoals u mag verwachten, verzamelen en gebruiken wij informatie over u om onze diensten naar behoren te kunnen verlenen.
Adecco doet er alles aan om uw privacy te beschermen en te respecteren. In deze Privacyverklaring voor Kandidaten worden uw privacyrechten beschreven met betrekking tot de informatie die wij over u verwerken, evenals de stappen die wij nemen om uw privacy te beschermen. We weten dat het lang is, maar lees deze Verklaring alstublieft zorgvuldig door. Hieronder vindt u een index, zodat u direct naar de relevante gedeelten kunt gaan als u dat liever doet.
Index
Enkele termen om duidelijk over te zijn
Welke persoonlijke informatie verzamelt en gebruikt het bedrijf?
Waarom gebruiken wij persoonlijke informatie over u?
Wat zegt de wet hierover?
Moet u ons de persoonlijke informatie geven waar wij om vragen?
Verwerken wij informatie over u zonder enige menselijke tussenkomst?
Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke informatie?
Geven wij uw gegevens door aan derden?
Geven wij uw gegevens door buiten de Europese Unie?
Wat zijn uw rechten?
Hoe zit het met de beveiliging van gegevens wanneer u Adecco Systems gebruikt?
Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?
Enkele termen om duidelijk over te zijn
Ten eerste moeten we duidelijk zijn over hoe we sommige woorden in deze verklaring gebruiken.
Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in deze verklaring wordt u "de kandidaat" of "u" genoemd.
Het bedrijf maakt deel uit van de Adecco Group, de grootste leverancier van HR-diensten ter wereld. Via haar verschillende bedrijven en business lines levert de Adecco Group verschillende HR (Human Resources) activiteiten zoals uitzenden, detacheren, payroll services, werving & selectie, testoplossingen, loopbaantransitie, talentontwikkeling, training & opleiding, outplacement en internationale mobiliteit ('onze Activiteiten').
Voor de uitvoering van onze Activiteiten maakt de Vennootschap gebruik van verschillende IT-systemen. In sommige gevallen biedt de Vennootschap een Self-Service Portal ('Portal') aan voor haar kandidaten/personeel. Het portaal stelt u in staat te zoeken naar en te solliciteren op vacatures die de Vennootschap en haar zusterondernemingen adverteren en die overeenkomen met uw interesses, vaardigheden en/of ervaring, op de locaties waar u hebt aangegeven te willen werken.
Tenslotte is dit een verklaring over informatie en mensen. Het gaat om feiten over u, maar ook om meningen over u en die u koestert ("Ik ben een voetbalfan" bijvoorbeeld). Het gaat niet om informatie over het bedrijf (hoewel de twee elkaar soms overlappen). Dit soort informatie wordt soms "Persoonlijke informatie", "Persoonlijk Identificeerbare Informatie" of "PII" genoemd. In deze Verklaring gebruiken wij de term "Persoonsgegevens".
Welke persoonlijke informatie verzamelt en gebruikt het bedrijf?
Persoonlijke informatie die de onderneming gewoonlijk verzamelt, omvat, maar is niet beperkt tot:
· uw naam, geboortedatum en -plaats, contactgegevens en kwalificaties (onderwijs, opleidingen en stages), documenten ter staving van uw identiteit en uw recht om te werken, en alle andere informatie die u in uw cv hebt vermeld;
· indien u zich op het portaal aanmeldt met uw LinkedIn- of een ander socialemediaaccount: uw profielgegevens;
· als u contact met ons opneemt, bewaren wij een dossier van die correspondentie;
· feedback over u van ons personeel en van derden, bijvoorbeeld van of in verband met:
o beoordeling/opleiding/test, ...
o vorige werkgevers (met uw toestemming)
o informatie die relevant zou kunnen zijn voor uw kwalificaties
o beschikbaarheden;
· je feedback op anderen;
· uw feedback over ons en onze diensten via onze tevredenheidsenquêtes;
· verzamelen wij ook informatie over uw bezoeken aan onze website/portaalsite, waaronder (maar niet beperkt tot) uw IP-adres, browser, tijdstempel, locatie, verkeersgegevens van het land, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens en de bronnen waartoe u toegang verkrijgt. Deze informatie zal uw bezoek aan onze website/Portaal in de toekomst vergemakkelijken. Wij zullen u bijvoorbeeld vacatures voorstellen die worden afgehandeld door filialen in de buurt van waar u zich bevond toen u contact met ons opnam;
· wij verzamelen ook informatie voor marketingdoeleinden en analyse, met inbegrip van informatie over hoe u reageert op e-mail, sms, telefoon en andere marketingcampagnes. Wij zullen u om uw uitdrukkelijke toestemming hebben gevraagd voordat wij marketingcommunicatie via deze middelen versturen;
· foto's en video's van uw aanwezigheid bij een video-interview of een opleiding of soortgelijke sessies (u krijgt tijdens de sessie de gelegenheid om te vragen niet op video of op foto te worden vastgelegd);
· bijzonderheden over eventuele handicaps en eventuele aanpassingen die wij voor u op de werkplek moeten treffen; en
· in sommige gevallen zullen we ook andere gevoelige gegevens verzamelen dan alleen gegevens met betrekking tot handicaps, wanneer de wet ons dat toestaat (bijvoorbeeld: strafblad wanneer de wet ons verplicht dit te controleren, gezondheidsgegevens wanneer de welzijnswetgeving dit vereist). Wij willen u er tevens op wijzen dat Adecco de nodige beoordelingen zal uitvoeren als onderdeel van de selectieprocedure, waarvoor het nodig kan zijn de verstrekte gegevens te verwerken, en dat Adecco de resultaten van de beoordeling als onderdeel van de selectieprocedure zal opnemen in de wervingsdatabase.
· U wordt er ook van op de hoogte gesteld dat de aanwervende entiteit, als onderdeel van de selectieprocedure, details van uw openbare profiel op sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, enz.) en andere openbare informatie en bestanden kan raadplegen, met als enige doel uw ervaring en professionele vaardigheden te beoordelen en vast te stellen, en om te weten of uw profiel overeenstemt met de cultuur en waarden van Adecco.
Waarom gebruiken wij persoonlijke informatie over u?
De onderneming verzamelt en verwerkt persoonlijke informatie:
1. Om u de diensten te verlenen die u van ons verwacht, zoals het vinden van geschikte banen/functies om voor te solliciteren, u te helpen met opleidingen, of het proces van solliciteren naar banen/functies te vergemakkelijken of het arbeidsproces mogelijk te maken. Dit omvat het registreren van u in onze database, het versturen van uw CV naar potentiële werkgevers en u op de hoogte houden van toekomstige werkmogelijkheden via e-mail, telefoon, post en/of andere communicatiemethoden;
2. met uw toestemming kunnen wij uw contactgegevens ook gebruiken voor direct marketing, bijvoorbeeld via e-mail, messaging of telefoon;
3. om onze website/portaalsite of andere bestaande of nieuwe systemen/processen verder te ontwikkelen, te testen en te verbeteren om u beter van dienst te kunnen zijn; dit gebeurt in het kader van nieuwe IT-systemen en -processen, zodat informatie over u zal worden gebruikt bij het testen van die nieuwe IT-systemen en -processen waarbij de werking van dat nieuwe IT-systeem niet volledig met dummygegevens kan worden nagebootst;
4. om studies en statistisch en analytisch onderzoek uit te voeren, bijvoorbeeld om de doeltreffendheid van onze plaatsing van kandidaten tussen verschillende bedrijfssectoren en geografische gebieden te vergelijken en te trachten factoren te identificeren die verschillen die wij vaststellen, kunnen beïnvloeden;
5. om gegevens door te geven aan derden (zie hieronder);;
6. indien nodig, om te voldoen aan een wettelijke verplichting (zoals, maar niet beperkt tot, het controleren van uw identiteit, het bevestigen van uw recht om te werken, de correcte toepassing van sociale/fiscale/sociale zekerheidswetgeving); en
7. zullen wij uw informatie ook verwerken om:
a. de beveiliging en bescherming van mensen, gebouwen, systemen en activa te bevorderen;
b. toe te zien op de naleving van het interne beleid en de interne procedures en controlecertificaten;
c. communicatie- en andere systemen te beheren die door de Adecco Group worden gebruikt (met inbegrip van interne gegevensbanken met contactpersonen);
d. incidenten en klachten te onderzoeken of erop te reageren;
e. om intern te promoten dat trainingen hebben plaatsgevonden en de inhoud ervan te gebruiken (in het geval van foto's of video's van trainingen), om soortgelijke sessies intern en extern aan derden te verkopen. In dit geval zullen wij u om uitdrukkelijke toestemming vragen; en
f. deel te nemen aan een potentiële of feitelijke aankoop of verkoop, of joint venture, van een bedrijf of onderneming of een deel daarvan, waarin een lid van de Adecco Group wenst deel te nemen.
Waarom en op welke basis gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij zijn wettelijk verplicht een in de wet vastgelegde grond te hebben om de gegevens die wij over u hebben, te verwerken. De wettelijke gronden kunnen zijn:
1. Het uitvoeren van een contract of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een contract
Wanneer u al samenwerkt met Adecco of op het punt staat via Adecco in dienst te treden, is onze verwerking van persoonsgegevens voor al deze doeleinden gebaseerd op verwerkingsgronden zoals de uitvoering van een contract, of het op het punt staan een contract aan te gaan (doeleinden 1, 6 en 7 hierboven). Deze diensten kunnen bijvoorbeeld zijn: u geschikte banen aanbieden om op te solliciteren of u helpen en bijstaan met opleidingen en de sollicitatieprocedure.
2. Naleving van wettelijke verplichtingen
Soms is de verwerking noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen (doel 6). Overheidsinstanties, zoals belasting-, financiële of gegevensbeschermingsautoriteiten, kunnen persoonsgegevens bij ons opvragen en ons een wettelijke reden geven om informatie over u te verstrekken (bijv. het voorkomen of opsporen van een misdrijf). In deze omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens aan de autoriteiten te verstrekken.
3. Vervulling van ons rechtmatig belang
De verwerking is noodzakelijk in het legitieme belang van Adecco bij de uitoefening van haar en haar medewerkers fundamentele rechten om een bedrijf te runnen op een manier die niet onnodig afbreuk doet aan uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden (doeleinden 1;3,5, 7 hierboven). Dit betekent dat wanneer verwerking noodzakelijk is voor de legitieme belangen van Adecco, wij uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden afwegen tegen ons legitieme belang bij verwerking. Dit zorgt ervoor dat wij gegevens niet zodanig verwerken dat uw belang en fundamentele rechten zwaarder wegen dan ons belang bij een dergelijke verwerking.
Wij zullen uw persoonsgegevens, anders dan op deze gronden, alleen verwerken met uw toestemming, hetgeen een bijkomende verwerkingsgrond is.
Moet u ons de persoonlijke informatie geven waar wij om vragen?
U bent niet verplicht uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar het zou voor ons niet mogelijk zijn met u samen te werken, of onze diensten aan u te verlenen, indien u ons niet een vereist minimum aan persoonsgegevens verstrekt. Het kan ook de diensten die u van ons kunt ontvangen beperken indien u er in sommige gevallen voor kiest ons beperkte persoonlijke informatie te verstrekken.
Verwerken wij informatie over u zonder enige menselijke tussenkomst?
Ja, dat doen we soms. Het bedrijf maakt gebruik van geautomatiseerde systemen/processen en geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering) om u en onze klanten te voorzien van de diensten die u van ons vraagt. Wanneer onze klanten bijvoorbeeld op zoek zijn naar kandidaten voor functies, kunnen wij onze lijsten met kandidaten doorzoeken aan de hand van geautomatiseerde criteria waarbij rekening wordt gehouden met uw beschikbaarheid, vaardigheden, salaris en in sommige gevallen eerdere feedback die wij van klanten hebben ontvangen om een shortlist samen te stellen met de kandidaten die het meest waarschijnlijk aan de vereisten van de klant zullen voldoen. Dit betekent dat uw positie in de ranglijst soms hoger is dan die van anderen, afhankelijk van hoe deze factoren overeenkomen met de behoeften van de klant.
Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?
De Vennootschap kan uw persoonlijke gegevens bewaren tot 3 jaar nadat u zich bij ons hebt ingeschreven. Wij zullen uw gegevens binnen die 3 jaar blijven verwerken om u informatie te kunnen geven over mogelijke nieuwe vacatures of interessante nieuwe functies, of om u te kunnen adviseren over verdere carrièremogelijkheden. Indien u succesvol bent in het vinden van werk via ons, zal het bedrijf uw persoonlijke gegevens voor een langere periode moeten bewaren om te voldoen aan haar lopende wettelijke en contractuele verplichtingen. In het algemeen bewaren wij uw persoonsgegevens met betrekking tot belastingen, arbeidscontracten en alle financiële informatie (met inbegrip van salarisgegevens en gegevens met betrekking tot salarissen, enz.) tot 10 jaar na beëindiging van uw dienstverband, en andere persoonlijke informatie gedurende 3 jaar.
Geven wij uw gegevens door aan derden?
Zoals hierboven vermeld, maken wij uw gegevens gewoonlijk bekend aan derden. Dit gebeurt om de hierboven uiteengezette doeleinden te voltooien. Wij doen dit in de volgende omstandigheden:
• Aan onze leveranciers. Wij zullen bijvoorbeeld een leverancier inschakelen om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van onze relatie met u. De leverancier(s) zal/zullen onderworpen zijn aan contractuele en andere wettelijke verplichtingen om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te bewaren en uw privacy te respecteren, en zullen alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben om hun functies uit te voeren; de relevante leveranciers zijn doorgaans IT-leveranciers (die onze IT-systemen hosten of ondersteunen, met inbegrip van informatie over u), bedrijven voor gebouwenbeheer (die zorg dragen voor de fysieke veiligheid van onze gebouwen, en daarom informatie over u moeten hebben om toegang tot onze gebouwen te krijgen), leveranciers van backoffice-financiering en boekhoudkundig beheer (die gegevens van kandidaten moeten verwerken om crediteuren- en debiteurenrekeningen te verwerken), leveranciers of partners op het bredere HR-gebied (bijv. assessment- of testcentra, gezondheids- en veiligheidsorganisaties, leveranciers van lonen of uitkeringen, Federgon, ...), leveranciers van bedrijfsondersteuning (bv. auditkantoor, advocatenkantoor),. Wij doen ook een beroep op leveranciers die IT-technologiediensten en -oplossingen aanbieden, waaronder bijvoorbeeld tools voor video-interviews en de beoordeling van vaardigheden.
o TextKernel BV in Nederland met hosting locatie in Duitsland die ons voorziet van CV parsing en zoekmachine diensten.
o Cammio BV in Nederland met zijn hosting locatie in Duitsland en Ierland die ons voorzien van Video interview diensten.
o Planbition BV in Nederland met zijn hosting locatie in Nederland die ons voorziet van workforce management diensten;
o Qualtrics LLC in de VS met zijn hosting locatie in Duitsland die ons voorzien van kandidaat tevredenheidsenquêtes;
o HCL Technologies Limited uit India met zijn hostinglocatie in Nederland en Duitsland levert ons infrastructuurdiensten;
o UnifiedPost NV in België, met zijn hosting locatie in Duitsland, levert ons oplossingen voor elektronische documenthandtekeningen;
o Beeple NV in België, met hostinglocatie in de Europese Unie, die ons voorziet van oplossingen voor personeelsplanning en -administratie
• Aan leden van de Adecco groep van bedrijven in andere landen. Deze bevinden zich binnen of buiten de Europese Unie; verschillende leden van de groep vervullen verschillende functies en bijgevolg wordt uw informatie om verschillende redenen met hen gedeeld:
o informatie wordt gedeeld met leden van de Adecco groep die IT-functies leveren voor de Adecco bedrijven wereldwijd; deze IT-functies zijn onder andere gevestigd in België, Luxemburg, Tsjechië en Frankrijk.
o Informatie wordt ook gedeeld met gelieerde ondernemingen van Adecco over de hele wereld wanneer u hebt aangegeven geïnteresseerd te zijn in mogelijkheden op die markt, of wanneer leden van de Adecco Group hebben vastgesteld dat u over bepaalde vaardigheden beschikt die op die markt vereist of nuttig zijn. Een lijst van de landen waarin we actief zijn vindt u op www.adecco.com
• Aan onze cliënten/prospectieve werkgevers: wij zullen uw gegevens delen met cliënten van ons die banen/opdrachten aanbieden waarin u wellicht geïnteresseerd bent, of die geïnteresseerd zijn in uw profiel. Zij hebben contractuele en andere vertrouwelijkheidsverplichtingen met betrekking tot uw gegevens tegenover ons en tegenover u;
• Wij zullen uw gegevens delen met de overheid, de politie, regelgevende instanties of wetshandhavingsinstanties indien wij, naar eigen goeddunken, van mening zijn dat wij daartoe wettelijk verplicht of gemachtigd zijn, of indien het verstandig zou zijn om dat te doen; en
• In het kader van due diligence met betrekking tot (of de uitvoering van) een fusie, overname of andere zakelijke transactie, kan het nodig zijn dat wij uw gegevens bekendmaken aan de kandidaat-verkoper of -koper en hun adviseurs.
Geven wij uw gegevens door buiten de Europese Unie?
Uw gegevens kunnen worden doorgegeven en verwerkt in een of meer andere landen, binnen of buiten de Europese Unie. Een volledige lijst van de landen waarin wij actief zijn, is beschikbaar in de functie "kies uw land" van onze website www.adecco.com.
Wij zullen uw gegevens alleen buiten de EU doorgeven aan landen die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau voor u bieden (een lijst van die landen vindt u hier: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en of waar de Adecco Group passende maatregelen heeft genomen om de privacy van uw gegevens te beschermen (hiervoor gebruiken wij doorgaans een van de door de Europese Commissie goedgekeurde contracten voor gegevensdoorgifte, waarvan u hier exemplaren vindt: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm en https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en
Wat zijn uw rechten?
· Recht op toegang tot en kopie van uw persoonlijke informatie
U hebt het recht om te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Indien dit het geval is, heeft u recht op toegang tot sommige van uw persoonsgegevens (via het portaal) en tot bepaalde informatie over de wijze waarop deze worden verwerkt. In sommige gevallen kunt u ons vragen u een elektronische kopie van uw gegevens te verstrekken. In een beperkt aantal gevallen heeft u ook het recht om portabiliteit van uw persoonsgegevens aan te vragen, wat betekent dat wij deze op uw verzoek aan een derde partij zullen verstrekken.
· Recht om uw persoonlijke informatie te corrigeren
Indien u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren, niet correct zijn, kunt u verzoeken dat deze gegevens worden bijgewerkt of anderszins gecorrigeerd. Wij raden u aan waar mogelijk het selfserviceportaal te openen en uw persoonsgegevens rechtstreeks bij te werken.
· Recht om te wissen/recht om te worden vergeten
In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om te verzoeken dat uw persoonlijke gegevens worden verwijderd. U kunt te allen tijde een dergelijk verzoek indienen en Adecco zal beoordelen of uw verzoek moet worden ingewilligd, maar dit recht is onderhevig aan eventuele wettelijke rechten of verplichtingen wanneer we gegevens moeten bewaren. In situaties waarin we in overeenstemming met de wet bepalen dat uw verzoek om uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen moet worden ingewilligd, zal Adecco dit zonder onnodige vertraging doen. Houd er rekening mee dat het bedrijf u mogelijk niet meer van dienst kan zijn wanneer uw gegevens eenmaal zijn verwijderd. Als u zich opnieuw bij het bedrijf wilt registreren, zult u uw gegevens opnieuw moeten invoeren.
- Recht op beperking
In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken. In sommige gevallen kan een dergelijke beperking van de verwerking echter de Diensten die u van ons kunt ontvangen, beperken.
· Recht van bezwaar
Voor zover de verwerking van uw gegevens door het bedrijf gebaseerd is op het gerechtvaardigde belang van het bedrijf (en geen andere verwerkingsgrond) of betrekking heeft op direct marketing, hebt u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens door het bedrijf onder verwijzing naar uw specifieke situatie.
Als u een van uw rechten wilt uitoefenen, klikt u hier.
Ten slotte hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van de plaats waar u woont of werkt, of van de plaats waar zich volgens u een probleem in verband met uw gegevens heeft voorgedaan. Voor België is de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming: Autoriteit voor gegevensbescherming (link).
Hoe zit het met de beveiliging van gegevens wanneer u Adecco Systems gebruikt?
U bent verantwoordelijk voor het veilig bewaren van uw inloggegevens voor het portaal, in het bijzonder het wachtwoord dat wij u hebben gegeven of dat u hebt gekozen. Deze inloggegevens zijn voor uw eigen gebruik. Het is u niet toegestaan uw inloggegevens of andere accountgegevens met andere personen te delen.
Hoe kon u contact met ons opnemen?
Als u vragen of opmerkingen hebt over onze verklaring, meer informatie wilt over de manier waarop wij uw informatie beschermen (bijvoorbeeld wanneer wij deze overdragen buiten Europa) en/of als u contact wilt opnemen met de Group Data Protection Officer (DPO) van het bedrijf, kunt u een e-mail sturen naar globalprivacy@adeccogroup.com of naar uw plaatselijke Privacy Lead via privacy@adecco.be.
Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?
De voorwaarden van deze Verklaring kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij zullen alle wezenlijke wijzigingen in deze Verklaring bekendmaken via passende kennisgevingen op deze website of door contact met u op te nemen via andere communicatiekanalen.
Deel deze pagina op