3 do’s en don’ts tijdens een vergadering

1. Do: laat elkaar uitspreken en luister. Don’t: draaf niet door, dwaal niet af.

Niets is frustrerender dan je zegje niet kunnen doen, maar iemand die maar blijft doordraven is ook niet alles. Het is dus belangrijk om een evenwicht te zoeken door een monoloog te onderbreken als het nodig is. Blijft iemand ergens te lang over praten? Rond het gesprek dan af door even kort te besluiten. Als het echt een belangrijk punt is, kun je een aparte vergadering inplannen die dieper ingaat op dat specifiek onderwerp. Probeer verder om iedereen zoveel mogelijk bij het gesprek te betrekken. Leg extraverten soms even het zwijgen op en spoor introverte persoonlijkheden aan om hun zegje te doen.

2. Do: wees voorbereid en vraag input. Don’t: deel niet eenzijdig je punten mee.

Een vergadering die nutteloos aanvoelt, kan mensen echt het bloed van onder de nagels halen. De gouden regel? Als je informatie gewoon op mail kunt zetten, doe dat dan ook! Het nut van een vergadering is net dat je met elkaar in gesprek kunt gaan en dat iedereen input kan geven. Rammel dus niet zonder meer een aantal puntjes af. Rond de vergadering af met een conclusie, zodat duidelijk wordt waartoe ze heeft geleid. Vergeet niet om gevolg te geven aan wat er besproken is en actie te ondernemen. Start de volgende vergadering eventueel met een terugkoppelmoment waarin je aangeeft wat er sinds de vorige keer veranderd is. Tot slot is het handig om een agenda op te stellen. Als je je aan die planning houdt, duurt de vergadering niet te lang. Op die manier kun je bovendien op voorhand al bepalen voor wie de topics relevant zijn. Zo nodig je niemand uit die eigenlijk niets aan de vergadering heeft.

3. Do: blijf gefocust. Don’t: laat je niet afleiden.

Idealiter komt niemand te laat voor een vergadering, maar dat is helaas niet altijd het geval. Zorg in dat laatkomers de boel niet verstoren en laat hen gewoon inpikken zonder opnieuw te beginnen. Hebben ze belangrijke informatie gemist? Brief hen er achteraf dan even over. Probeer gsm’s en laptops zoveel mogelijk te weren om te voorkomen dat niemand oplet. In dat opzicht is het eveneens nuttig om je af te zonderen in een rustig lokaaltje en aan te geven dat er een vergadering bezig is, zodat niemand jullie komt storen. Voel je dat de aandacht verslapt? Hou iedereen dan betrokken door hen aan te spreken en te laten participeren. Klaar om je carrière te starten – al dan niet in een functie waar veel vergaderingen bij komen kijken? Check dan zeker onze vacatures eens!